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CCF YOCSEF沈阳总结-2020 CCF青年精英大会
2020-06-15 阅读量:861 小字

下载-YEF2020组织机构&大会手册

 20206月5日-6月7日,由中国计算机学会主办,辽宁省沈抚改革创新示范区管理委员会承办的2020 CCF青年精英大会于辽宁沈抚新区成功举行。开幕首日超过33万人在线参会,创下历史最高记录,三天会议超过70万人线上参加!为了保障大会顺利举行,YOCSEF沈阳的成员们全身心地投入到会议策划、筹备和实施过程中。

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一、策划阶段:方向明确、定位清晰、组织有效 

YEF2020会议CCF YOCSEF沈阳在总部秘书长卫清&AC、CCF沈阳办事处的指导下发挥了重要的作用,并作为沈抚新区主会场活动、移动计算&青少年编程两个论坛筹备的绝对主力参加了策划、准备和实施的全过程!早在2019年4月开始,我们迅速形成了以YOCSEF总部和YOCSEF沈阳骨干为核心的组委会,参加策划筹备全体YOCSEF沈阳AC及部分委员积极主动、分工明确,整个过程中充分体现出组织凝聚力和战斗力。2019年7月4日和10月29日,CCF副秘书长 & CCF YOCSEF秘书长唐卫清两次亲临沈阳,细致讨论和安排了2020年精英大会活动的策划和分工,为大会的筹备和顺利实施奠定了坚实的基础。

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    后续YOCSEF沈阳参加了包括线上活动、总部Club活动、移动计算&青少年编程两个论坛(YOCSEF沈阳策划组织)、沈抚及北京主会场布置&行动协调、会议录屏等在内的几乎全部环节的工作策划,同时加大了宣传推广力度,沈阳各处大屏都展示着YEF2020的宣传信息。

 

 

 

 

 

  

 

二、筹备阶段:快鸟先飞、细致周全、静待花开

YOCSEF沈阳及CCF沈阳分部都充分参与了筹备工作。在活动报名阶段,我们承担了部分微信群的推广和管理的工作,提前两周以上开始宣传,通过不断的宣传和营销两个微信群达到了800人以上的规模,为后续线上活动参与者的大并发打下了基础,而且我们负责的8群在所有微信报名群唯一实现了满额500人。从建立到过程中,在群中分阶段发送宣传信息和资料,增强报名人员的粘性。

在沈抚主会场准备方面,我们提前3周启动,很多筹备组成员都请假参加。在国威的统一指导协调下,我们与沈抚新区管委会的领导及会议筹备负责人对接并召开了多次的现场沟通会议,促进沈抚新区管委会迅速组成YEF2020沈抚筹备委员会,在最后几周倒计时工作中,每天下午都要召开YEF2020委员会的例会,实时跟踪确认筹备进展,并及时解决出现的问题。

    主会场的布置过程中,我们与总部紧密沟通,形成了几版主会场布置软装方案,通过几轮沟通后,选择出符合此次会议主题的最优方案,并迅速安排落地。

网络资源对于线上会议是最重要的基础,通过沟通沈抚现场迅速安装了300M光纤联通专线,并提前3天开通用于测试和整体演练,为整个会议的线上举行提供了最重要的网络保障。同时,我们在现场还准备了2部4G移动电话作为网络备份预案,以防光纤网络突发故障。

 

在现场视频传输准备上,准备了2部专业高清晰摄像机+专业转播台,大大提升了现场视频转播的质量并通过2个机位增加了主会场的线上既视感和融入度,使后续线上沈抚主会场的会议效果非常好!

准备过程中临时接到总部要我们录制屏幕的任务,我们迅速协调高校、企业两套录制班子,并互为备份保障!

开幕式需要进行复杂的前后台切换及异地配合,为了确保开幕式的顺利进行,我们提前按照会议议程进行了前后台切换配合的脚本设计,在现场做了10余次现场演练,同时也与总部进行了多次开幕式联合演练,保证了开幕式当天的顺利进行!

YOCSEF沈阳策划了移动计算、青少年编程2个技术论坛活动,我们提前2个月启动了论坛活动的策划及嘉宾邀请的工作。论坛的执行主席和主要参与者多次现场讨论沟通,确定论坛的嘉宾、讨论主题&方式、时间安排等工作,并多次修改和优化论坛组织脚本,每个论坛在主会场都进行了不下10次的现场演练,使现场前后台配合、异地会场配合、论坛执行主席及嘉宾配合达到最佳状态。充分的演练和准备也是后来我们两个论坛活动非常成功的重要因素!

整个筹备过程卫清和我们在一起,特别是最后3天,他在沈抚现场和我们共同检查重要环节和进行演练。

至此,万事具备,静待花开!

三、实施阶段:聚心合力、紧密配合,花开眼前

有了充分的准备才能有好的执行效果,在进行了足够充分的会议策划和筹备后,我们心中也逐渐有了底。

为了保障会议顺利进行,沈抚主会场关键人员提前2小时左右到达现场,把现场网络、摄影设备、音响设备、线上会议系统、大屏幕、投影电脑、前后台切换等进行系统化的检查、测试,确保当天的会议不出现故障。每天会议结束后,我们也要仔细地检查好现场设备,有选择的关闭电源,并做好第二天会议的必要准备和沟通。由于准备充分,3天会议现场和2个自办论坛活动非常顺利,哪怕出现了一些小的问题,我们也能够互相补位、按照预案迅速应对和解决

    特别是YOCSEF沈阳自己策划实施的移动计算、青少年编程2个技术论坛活动,无论是论坛效果还是在线人气,都取得了巨大的成功!其中,移动计算论坛最高线上参加人气为12.7万,人气位列大会所有活动前三甲(第一名是大会开幕式、第二名是总部TDS经典算法论坛);青少年编程论坛在所有活动中独树一帜,更是获得了广大与会者的特别关注,整个过程中保持了很高的在线参与人气及参与度,特别是在论坛后期讨论部分,由于时间比较晚了,往往到这个阶段论坛活动人气会急剧下降,而青少年编程论坛在线人气不降反升,掀起了一个参与讨论的高潮,大家在B站上的讨论也更加活跃 

    梅花香自苦寒来!会前大量的策划和准备投入,以及会议实施中的聚心合力、细致入微都是保障我们花开眼前的重要基础!在此次会议中,我们也得到了很多的历练和提升,大家常说经过此次YEF2020大会后,任何复杂的会议和论坛活动我们都能够策划好、准备好、实施好!同时,我们也特别感谢CCF中国计算机学会为我们IT青年人提供了这么好的一个成长的平台!祝愿CCF越来越好!CCF YOCSEF越来越好!YOCSEF沈阳越来越好!

YEF2020组委会副主席、CCF YOCSEF沈阳主席

谢尚飞

2020年6月8日

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