会议系统投审稿常见问题解答

投审稿常见问题

前提：以下操作都是在投审稿管理页面进行（操作步骤：点击“会议开通-会议功能设置”，开启投审稿即“是否需要投稿”选择“是”，“是否使用外部投稿链接地址”选择“否”，之后再点击左侧菜单“投审稿管理”，进入投审稿管理页面）。

1.   会议先不启动报名，也不发布，可以先进行投稿、审稿吗？

【答】可以。会议不启动报名、会议不发布都不影响投审稿功能的使用。

2.   延迟投稿日期

【答】 在投审稿管理页面，点击“征稿设置-征稿基本设置”，修改论文投稿截止日期，保存即可。

3.   投审稿，怎么查看邮件是否发送成功？

【答】发送邮件后可以等2分钟左右，在“系统设置-邮件发送日志”页面查看。如果发送失败，2分钟左右会异步更新失败状态（发送成功的不会再更新）。

发送状态是根据阿里云发送状态异步更新，时间间隔为2分钟左右，如果发送邮件多时，可以再多等几分钟再查看发送结果。

4.   给某个专家分配了稿件，但专家反馈登录后能看到稿件，但看不到审核按钮

【答】是由于过了投稿日期导致，需要放开投稿截止时间（对应菜单：征稿设置-审稿基本设置）。

5.   给某个专家分配了稿件，但专家反馈登录后看不到分配的稿件

【答】出现原因，是由于投审稿新增专家时，和专家已有账号未关联上，导致新增了同名的专家账号。

可以两种方式操作：

（1）如果专家只审稿，不要求把审稿信息合并到他已有账号

专家可以从收到的邮件邀请函，点击确认审稿进入审稿页面。

（2）如果专家不仅审稿，还要求把审稿信息合并到他已有账号

a.取消分配给该专家的稿件（操作步骤：“分配管理-全文审核分配”页面，按专家名称搜索，单篇稿件进行取消分配）

b.“审稿专家管理-审稿专家管理”页面，删除这条错误信息记录

c.“审稿专家管理-备选池管理”页面，新增专家，导入他已有的会员信息记录

d.重新给该专家分配稿件（操作步骤：“分配管理-全文审核分配”页面，按稿件编号搜索，单篇稿件进行分配）。

6.   投递的稿件信息错误，投稿人是否可以撤稿，或者修改投稿信息？

【答】可以的，投稿已满足如下功能：

（1）投稿期内，投稿人可以随时修改，随时撤稿。

（2）过了投稿期，投稿人不能再修改稿件、不能再撤稿。

（3）或者在投稿期内，已经给稿件分配了专家，投稿人也不能再修改稿件、也不能再撤稿。如需要修改，只能PC主席修改（菜单：稿件查询页面，选择稿件，进行修改），或者先把稿件取消分配专家，之后投稿人自己修改稿件信息。

7.   已设置了上传最新修改稿，但是作者看到的稿件状态还是“审核中”，无法上传最终修改稿。

【答】要先做两步操作：

（1）开启上传最终修改稿，并设置截止时间（操作步骤：“征稿设置-审稿基本设置”，是否开启提交最终修改稿，选择：是）。

（2）发布审核结果（操作步骤：“审核结果管理-审核结果发送”，点击“发布审核结果”按钮）。

8.   投稿系统，可以上传的附件大小，最大支持20M，超过20M会报错。

【答】在“征稿设置-征稿基本设置”页面，文件大小不能超过20M。

9.   专家如何登录系统审稿？

【答】2选1：

（1）通过邮件邀请函，点击链接直接登录系统成功（最方便）。

（2）通过登录系统（账号+密码，或者手机号码+验证码）（系统链接地址：https://conf.ccf.org.cn），在“我的会议-我的审稿”里面查看。

10. 有地方给作者发送邮件吗，比如录用延期通知，我自定义了一个，想批量发邮件？

【答】有2个地方：

（1）“稿件查询”页面，选择稿件，点击“发送邮件”按钮：这边发送的“普通消息”类型的邮件，邮件模板可以切换，内容可以自定义。

（2）“审核结果管理-审核结果发送”页面，点击“全部发送审核结果”按钮：这边发送的是“审核结果”类型或者“普通消息”类型的邮件，邮件模板可以切换，内容可以自定义，只是按钮名称是“全部发送审核结果”。

11. 导入审稿人时，已经有些注册过咱们系统的，密码不会覆盖掉他们原来的密码吧？

【答】导入审稿人：

（1）如果账号（邮箱、或者手机号码）和系统里面的账号匹配，则直接导入成功，不会覆盖原来的密码。

（2）如果账号（邮箱、或者手机号码）在系统里面不存在，则会按照提供的信息新注册一个账号。

12. 发布审核结果、发送审核结果，区别是什么？

【答】

（1）发布审核结果：发布后，投稿人登录系统，在“我的会议-我的投稿”页面，能看到PC主席或者专家的审稿意见。如需要上传最终修改稿，需要先发布审核结果，才能上传最终修改稿。

（2）发送审核结果：是给投稿人或者作者发送审稿结果邮件。

13. “审核结果管理-分配结果统计”，全部发送邮件限制条件

【答】全部发送邮件：是给所有查询出来的数据发送邮件（支持分页）。

14. 如果我们想给某一个审稿人分配多个文章，是否可以批量处理？还是说必须一个一个文章选这个审稿人？

【答】目前系统没这个功能，只能一篇稿件一篇稿件的选择。目前系统只有“自动分配”是批量的，其它的分配都是按稿件单独分配。

15. 专家提交审稿后，发现提交错误，想重新审稿

【答】只能PC主席操作，PC主席可以退回该已审稿件让专家重审，操作步骤：

PC主席点击“审核管理-全文审核管理”页面，搜索该稿件，点击专家审核状态列对应的专家姓名，点击“已审”，弹出对话框，点击确认，稿件退回成功。参考截图如下：

16. 专家误点击了“拒绝”，但其实是想接受稿件,想撤回怎么操作？

【答】只能PC主席操作，PC主席可以恢复稿件为最初状态，等待专家重新接受稿件，操作步骤：

PC主席点击“审核管理-全文审核管理”页面，搜索该稿件，点击专家接受状态列，该专家对应的状态“已拒绝”，弹出对话框，确认，稿件状态恢复成功，专家可以重新接受该稿件。参考截图如下：

17. 自己配置邮件模板

【答】所有的邮件模板，都可以在“系统设置-邮件模板”页面进行管理。

新增的邮件模板需要启用才有效。【会议名称】这种写法属于宏定义，邮件发送前，会替换每个宏定义的内容，再发送邮件。

邮件标题只能识别【会议名称】这个宏定义。

18. 要替换审核专家怎么弄？例如：把审稿专家A换成审稿专家B

【答】目前不支持批量替换，只能手工每篇稿件 分配、取消分配

（1）添加专家，设置为审稿专家，并且为专家分配领域；

（2）把原来专家已分配的稿件单独手工分配给新专家 （操作步骤：“分配管理-全文审核分配”，搜索原来专家姓名，每篇稿件点击“分配”）

（3）把原来专家已分配的稿件单独取消（操作步骤：“分配管理-全文审核分配”，搜索原来专家姓名，每篇稿件点击“取消分配”）。

19. 单独给某一个专家发送邀请函，操作步骤

【答】“分配管理-全文审核分配”页面

（1） 搜索要发送的专家姓名，搜索出多篇稿件；

（2） 把稿件全选后，点击“发送邀请函”；

（3） 打开的对话框页面，选择要发送的邮件模板（可以先预览看是否正确），选择要发送的专家，点击“发送”；

（4） 稍后在“系统设置-邮件发送日志”菜单，可以查看发送结果是否成功。