返回首页

会议系统常见问题解答

阅读量:293 2021-05-13 收藏本文

目录

FOR 会务人员

1. 报名时选错注册类型该如何处理?

2. 追加附加服务操作步骤

3. 系统是否支持多人一起报名?  

4. 系统是否支持公务卡支付?      

5.  提示:未发现符合当前时间段“会议注册费”门票信息什么意思  

6.  提示:订单已过期,请取消订单后重新下单什么意思      

7. 参会者报名时没有想开的发票科目

8. 参会者报名时选择“不开发票”,想改为“开发票”  

9.  如何修改发票信息      

10. 已开的发票信息错误,如何重开?      

11. 团报统一交费,分别开票,如何处理?

12. 免费嘉宾,怎么导入系统?      

13. 导入个人参会,功能使用限制条件    

14. 导入个人信息,单独交费,如何处理?  

15. 线下报名转账的团报信息,怎么导入系统?      

16. 团体报名统一交费能否导入多张发票?

17. 现场需要POS机刷卡交费,怎么处理?  

18. 银行汇款显示的联系邮箱,怎么修改?      

19. 报名时间改变,如何修改报名时间?      

20. 银行转账订单,找不到“确认交费”按钮。  

21. 银行转账确认交费时金额写错了,如何修改?  

22. 报名时参会者提交的信息在哪边查看?  

23. 会议已举办结束,想卖回放票  

24.  如何统计论文作者、投稿作者是否报名参会?

25. 系统里面各种订单状态代表什么含义?  

26. 银行汇款、线下转账有什么区别?      

27. 选择门票时错误:门票:无对应角色门票

28.  如何取消某个参会者的报名信息?

29. 已设置注册类型和金额,但是网站不显示?      

30. 如何开启签到?  

31. 签到流程是什么?      

32. 参会人邮件消息发送与勾选参会人有关系吗?      

33. 怎么访问现场报名页面?  

34. 如何配置网站模板中表格样式?      

35. 签到页面,都哪些参会人可以进行签到?      

36. 自动对账状态为未对账,是什么意思?  

37. 参会者邮箱没有收到发票,如何处理?

38.  团报负责人如何申请发票?

39.  会务管理员如何修改发票信息

40.  会员无法享受优惠价怎么办?


FOR 参会者


1. 邮箱没有收到发票,如何处理?

2. 登录不了系统?怎么操作?      

3. 报名信息页面发现姓名错了,怎么处理?      

4. 提交报名信息后,如何再次修改报名信息?

5.会员,为什么只能选择非会员价格,不能选择会员价格?  

6. 选择门票时,结果门票选不了。      

7. 在手机上面,怎么看我报名的会议信息?      

8. 手机微信支付时报错,提示:检测到您是微信支付环境,请先授权微信公众号访问  


FOR 会务人员


1.   报名时选错了注册类型,该如何处理?例如:线上转线下,线下转线上

【答】报名时注册类型选择错误,例如,线上想转线下,涉及补交费用,会务人员可以追加该注册类型对应的附加服务(操作见如下第2条),单独备注发票信息,可以合开发票。

线下转线上,费用减少,涉及退费,目前系统不支持直接退费,需人工处理,所以需要联系专委专员(邮箱:tc@ccf.org.cn),手工处理。

2.   追加附加服务操作步骤

【答】(1)开启附加服务,操作步骤:点击“会议开通-交费设置”,点击“新增收费项目”按钮(备注:每个附加服务只能关联一个注册类型)

(2)关闭附加服务关闭,操作步骤:把附加服务对应的价格改成--,参会者报名交费时就不能再选择该附加服务。


3.   系统是否支持多人一起报名?

【答】多人一起报名时,可选择团报功能。如系统没有“团报”功能,会务人员可在系统进行开启。开启路径:“会议开通-会议功能设置”,报名设置。<返回顶部>

4.   系统是否支持公务卡支付?

【答】会议系统所有支付方式(支付宝、微信、易支付)都支持公务卡。

5.   选择门票后,提交交费,结果失败,弹出提示:未发现符合当前时间段“会议注册费”门票信息!


【答】出现这种类似的提示,是因为交费日期已截止,会务人员请点击“会议开通-交费设置”页面,延长交费截止日期。

6.   交费时失败,提示:订单已过期,请取消订单后重新下单。

【答】出现这种提示,是由于会议设置了早鸟票优惠价格。之前报名时未交费,再重新交费时,未交费订单已过了早鸟票优惠期。请参会者按照提示,点击“取消”按钮,取消该订单后,重新下单。


7.   参会者报名时填发票信息,发现没有想开的发票科目(例如:缺少“会议注册费”)。

【答】需要会务人员在系统开启发票科目。

操作步骤:“会议开通-会议功能设置”页面,点击“发票设置”,勾选需要的发票科目,进行保存。<返回顶部>

8.   参会者个人报名时未提交发票,报名交费成功后又想开发票。

【答】目前个人报名交费成功后,无法在系统自己补填发票信息,只能会务人员协助添加。

操作步骤:“报名交费-订单管理”页面,搜索该参会者的订单记录,点击“添加发票”,添加相应的发票信息。

9.   参会者提交的发票信息填写错误,如何修改?

【答】目前发票信息提交成功后,参会者无法自己修改,需要会务人员协助修改。

操作步骤:“报名交费-发票管理”页面,搜索该参会者的发票记录,如果开票状态是“未开”,则可以进行修改。如发票已开,则需要线下联系专委专员(邮箱:tc@ccf.org.cn),作废已开发票后再重开发票。

10. 已开的发票信息错误,需要重开,如何处理?

【答】如发票已开,则需要线下联系专委专员(邮箱:tc@ccf.org.cn),作废已开发票后再重开发票。<返回顶部>

11. 团体报名统一交费,之前提交了一张总发票信息,想变成每人一张发票,该怎么处理?

【答】会务人员先在“报名交费-发票管理”页面,删除这张总的发票信息。之后,有2种处理方式:

(1)会务人员添加新发票:“报名交费-订单管理”页面,搜索该订单号,点击“添加发票”(需要几张发票就填写几次)。

(2)团报负责人自己添加新发票:登录系统后,进入“我的会议-我的团报”页面,申请发票信息(需要多张时填写多张)。

12. 免费嘉宾,怎么导入系统?

【答】会务人员收集参会者信息后,批量导入系统。

操作步骤:“报名交费-参会人管理”页面,点击“导入个人参会”,下载模板,按模板内容填写信息。其中,免费嘉宾的交费金额写0。

13.“报名交费-参会人管理”页面,导入个人参会,功能使用限制条件

【答】 导入个人参会,只能导入已支付成功的个人报名的参会者,或者导入免费嘉宾。导入成功后,默认不需要发票。

如果个人报名线下没有收到款项,个人报名信息请先别导入系统。

如果是导入线下报名的团报信息,请参照团体报名导入系统操作步骤。<返回顶部>

14. 如果想导入个人报名信息,再让每个人自己去交费,该如何处理?

【答】目前“报名交费-参会人管理”页面,导入个人参会按钮,不支持该功能。推荐如下2种操作方式:

(1)建议参会者个人报名;

(2)如果会议开启了团报,会务人员可以自己组团,把选择相同门票的人单独组团,交费方式选择“单独交费”,提交订单后,会让每个人自己交费。

15. 线下报名转账的团报信息,该怎么导入系统?

【答】目前“报名交费-参会人管理”页面,导入个人参会按钮,不能导入团报。

会务人员导入团报,参考如下方式解决:

(1)该团报已经线下汇款成功

会务人员用个人账号,组织一个团报,支付方式选择“银行汇款”,提交后,再在“报名交费-订单管理”页面,确认交费。

(2)团报负责人想让会务人员代提交报名信息,自己再线上交费

会务人员用个人账号,组织一个团报,选好门票,到达支付界面。

会务人员进入管理界面,点击“报名交费-团报负责人管理”,指定该团报负责人(用户信息在会员系统真实存在)。

该团报负责人登录系统,点击“我的会议-我的团报”,再进行线上交费。

16. 会务人员,“报名交费-发票管理”页面,导入发票,目前不支持团体报名统一交费方式导入多张发票。

【答】2种替代操作方式:<返回顶部>

(1)团报负责人,可以在系统自己申请多张发票(操作步骤:“我的会议-我的团报”,发票申请)。

(2)会务人员,可以采用单条添加的方式,给团报添加多张发票(操作步骤:“报名交费-订单管理”页面,找到对应的订单,添加发票,需要几张发票就添加几次)。

17. 现场需要POS机刷卡交费,怎么处理?

【答】“会议开通-会议功能设置”页面,交费参数设置,开启支付方式“现场POS机”。

18. 银行汇款显示的联系邮箱,该怎么修改?

【答】“会议开通-会议功能设置”页面,交费参数设置,修改会务组联系邮箱。

19. 报名时间变了,提前或者延期举办会议,该怎么修改报名时间?

【答】“会议开通-会议功能设置”页面,报名设置,修改报名时间,保存。

20. “报名交费-订单管理”页面,银行转账类型的订单,找不到“确认交费”按钮。

【答】是由于参会人没有上传交费凭证导致。银行转账类型,

(1)参会者未上传凭证,订单是“交费中”状态,会务人员需先上传凭证后(操作步骤:“报名交费-订单管理”页面,点击“修改”按钮),才能出现“确认交费”按钮。

(2)参会人自己上传凭证后,订单是“待确认”状态,会务人员直接点击“确认交费”按钮进行确认交费(操作步骤:“报名交费-订单管理”页面,点击“确认交费”按钮)<返回顶部>

21. 银行转账或者POS机刷卡类型,确认交费时金额写错了,该如何修改?

【答】会务人员不能修改,请联系开发人员(请发邮件到conf_support@ccf.org.cn,备注详细信息:会议名称、参会者姓名、参会者联系方式、订单编号、发票编号、错误金额、待修改后的正确金额、现象描述等)。

22. 报名时参会者提交的信息在哪边查看?

【答】在“报名交费-参会人管理”页面,点击“导出明细”按钮,导出的excel里面包含所有参会者提交的报名信息。

23. 会议已举办结束,想卖回放票

【答】会议已举办结束,但是还在报名期、交费期时,也是可以正常报名、交费。即:报名交费和举办日期没关联。举办日期只是用于显示,不控制报名交费。

例如:举办时间是:2020.08.04-08.05日,报名截止到2020.08.31日,交费日期设置到2020.08.31日,今天是2020.08.06日,参会者可以正常报名、交费、填写发票成功。

如果有举办时间结束之后,还允许报名的情况,可以先延长举办截止时间,再修改报名截止时间,之后再修改举办截止时间(对应菜单:会议开通-会议基本信息、会议功能设置、交费设置)。

24. 想统计论文作者、投稿作者是否报名参会?或者论文作者交费金额和普通参会者不一样,该怎么处理?

【答】如需要后期统计论文作者报名情况,开通报名前,需要在“会议开通-报名表单设置”加一个字段:录用论文编号,方便后期统计。

如果论文作者和其他普通参会者交费金额不同,需要在“会议开通-交费设置”页面,单独加一个注册类型:论文作者注册费,和普通参会注册类型进行区分。<返回顶部>

25. 系统里面各种订单状态代表什么含义?

【答】订单的各种状态,含义说明如下:

(1)选择了门票进入交费页面,“报名交费-订单管理”页面生成一条订单,订单状态是“未支付”。

(2)接第(1)步,选择了任意一个支付方式(支付宝、微信、易支付、银行汇款),点击提交,页面跳转到支付页面或者提交凭证页面,这时订单状态由“未支付”变更为“交费中”。

(3)接第(2)步,如果选择的是线上支付(支付宝、微信、易支付)类型,支付成功后,订单状态由“交费中”变为“已支付”。

(4)接第(2)步,如果选择的是银行转账类型,在上传凭证页面,上传凭证后,订单状态由“交费中”变为“待确认”。

26. 银行汇款、线下转账,这2种交费方式,有什么区别?

【答】两者的区别是:

(1)银行汇款 :是参会人自己报名时可以在页面选择的支付方式。

(2)线下转账:会务人员导入的订单记录是“线下转账”状态。<返回顶部>

27. 选择门票时,出现这种错误:门票:“*****”无对应角色门票


【答】“会议开通-交费设置”页面,新增注册类型(即:门票类型)时,选择某一类型,下面的所有参会者身份类型需要全部选上,否则会出现类似的报错。


28. 会务人员,如何取消某个参会者的报名信息?(即:取消报名)<返回顶部>

【答】区分如下两者情况:

(1)参会人只有报名信息,没有有效订单信息时,在“报名交费-参会人管理”页面,会务人员可以直接取消报名。

(2)参会人有报名信息、有有效订单信息时,需要先在“报名交费-订单管理”页面,取消订单,之后在“报名交费-参会人管理”页面,再取消报名。

29. 交费设置设置了注册类型和金额,但是网站上面还是没有显示金额?


【答】是由于有分会场记录,但是注册类型没有关联分会场导致。选择如下任意一种解决方法:(1)删除分会场(对应菜单:会议开通-分会场管理);(2)或者,把注册类型关联上分会场(对应菜单:会议开通-交费设置,编辑注册类型)。

30. 如何开启签到?

【答】在现场管理-签到设置页面,开启签到,进行签到相关设置。

31. 签到流程是什么?

【答】访问已设置的签到短链接,打开签到页面,有两种签到方式:

(1)方案一:根据签到页面的筛选条件,搜索参会人信息进行签到。

(2)方案二:签到可使用扫码枪扫描参会人签到二维码进行签到。

32. 参会人邮件消息发送与勾选参会人有关系吗?

【答】勾选参会人,给指定参会人发送邮件;不勾选参会人,给全部参会人发送邮件;筛选参会人条件后不勾选参会人,给已筛选出的参会人发送邮件。

33. 怎么访问现场报名页面?<返回顶部>

【答】现场管理-参会人管理;访问现场报名页面地址链接。

34. 如何配置网站模板中表格样式?

【答】配置网站模板需要表格样式方法:在编辑框中插入表格---在表格中输入文字信息。

35. 签到页面,都哪些参会人可以进行签到?

【答】签到页面,已支付的参会人能进行签到

36. 自动对账状态为未对账,是什么意思?

【答】未对账的是交费了、系统还没对账,第二天早上10点对前一天的账。

自动对账:只有线上支付(支付宝、微信、易支付)有自动对账功能。

37. 参会者发票已开具,但是邮箱没有收到发票,参会者能登录系统下载吗?<返回顶部>

【答】可以。

(1)个人报名:参会者登录系统后,在“我的会议-我的报名”页面,点击“查看发票”,可以查看和下载发票。

(2)团体报名:团报组织者登录系统后,在“我的会议-我的团报”页面,点击“查看发票”,可以查看和下载发票。


 38. 团报负责人如何申请发票?

参会者(团报负责人)

登录管理平台点击“我的会议”-“我的团报”-“发票申请”-“申请发票”,不超过总金额与可开张数

输入发票抬头,税号,邮箱,发票科目等必填信息,输入金额与数量,提交确认。


 39. 会务管理员如何修改发票信息

登录管理平台点击“会议管理”-“报名交费”-“发票管理”可查询和修改发票信息。

发票未开之前可修改发票信息

如果发票状态栏显示“已开”,需联系会务人员告知财务人员作废后才能重开。


 40. 会员无法享受优惠价怎么办?<返回顶部>

场景:会员登陆后不能按会员价缴费的?会员注册后发现无法享受会员优惠价?

原因:一般是 (1)到期后未及时续费;(2)重复注册过(即:之前用其它邮箱或者手机号注册过,很长时间未登录导致又重新注册)

1.请查询会员资格是否到期

2.请使用注册会员系统的账号登录会议系统,如果还不行,建议尝试退出账号登录后,用手机验证码重新登录 


FOR 参会者


1. 登录不了系统?手机、邮箱都登录不进去,怎么操作?

【答】可先尝试通过邮箱或者手机号码找回密码,操作步骤:登录界面,点击“忘记密码”,按要求进行提交信息。如还有问题,请咨询会员部(邮箱:membership@ccf.org.cn)。

2. 报名参会时,报名信息页面发现姓名错了,但自己不能修改,怎么处理?

【答】姓名是注册时候填写的真实姓名,个人不能修改,如需修改,请联系会员部(邮箱:membership@ccf.org.cn)。


3. 提交报名信息后,想再次修改提交的报名信息(例如:联系邮箱、联系电话等),在哪里修改?

【答】参会者登录系统后,在“我的会议-我的报名”页面,找到该会议,点击“修改报名”。

4. 我是会员,为什么到选择门票页面,只能选择非会员价格,不能选择会员价格?

【答】参会者先自行确认,报名信息页面显示的会员卡号是否正确,会员状态是“有效会员”还是“失效会员”。

会员卡号正确,会员状态是“失效会员”时,续交会费成功后再报名参会,才可以享受会员价。

会员卡号不正确,或者直接显示的“非会员”,请先尝试用不同的联系方式登录,以防止注册时用的联系信息A,报名参会时采用了其它联系信息登录,导致会员信息不匹配。如还有问题,请联系会员部(邮箱:membership@ccf.org.cn)。<返回顶部>



5. 选择门票时,结果门票选不了。

【答】请点击门票类型或者参会者身份列对应的单选或者复选符号。


6. 在手机上面,怎么看我报名的会议信息?

【答】手机登录会议系统(https://conf.ccf.org.cn/),点击右上角的菜单键,点击“我的报名”,可看到我报名的会议信息。<返回顶部>


7. 手机微信支付时报错,提示:检测到您是微信支付环境,请先授权微信公众号访问

【答】两种情况导致这种提示:(1)在登录状态下,解绑了当前登录账号与微信的对应关系(CCF在线中可以解绑);(2)登录时拒绝了微信授权。

解决方法:选择右上角的菜单键,点击“退出”,退出系统,重新登录,并同意微信授权。(如还有问题,请发邮件到conf_support@ccf.org.cn,备注详细信息:会议名称、参会者姓名、参会者联系方式、手机型号、现象描述、报错截图等)




<返回顶部>