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CCF YOCSEF分论坛工作指南

中国计算机学会青年计算机科技论坛
分论坛工作指南

一、总则
1. CCF YOCSEF分论坛以城市名称进行区分,分论坛名称命名为:中国计算机学会青年计算机科技论坛CCF YOCSEF XX分论坛(XX为城市名),简称CCF YOCSEF XX,如CCF YOCSEF上海。

二、分论坛的创建

1. CCF YOCSEF分论坛需由主发起人填写申请表格(后附)并提供创建计划书。申请书经CCF YOCSEF主席会议认可后,可以进入考察阶段。
2. 考察过程中,分论坛申办人需至少列席一次CCF YOCSEF学术委员会会议,并至少参加一次CCF YOCSEF培训。分论坛所在城市至少需要有30名CCF YOCSEF委员。主席会议将指派AC委员或代表到当地考察,并视考察情况做出该分论坛是否进入筹备阶段的动议,提交学术委员会表决。AC会议听取分论坛的发展方向和工作目标的汇报,半数以上通过,该分论坛进入筹备阶段,可建立分论坛学术委员会。
3. 分论坛学术委员会委员由12-20人组成,人数不超过分论坛委员数的三分之一,其中主席1人,副主席1-3人,学术秘书1-2人。主席会议成员人数不超过分论坛学术委员会委员数的三分之一。来自非学术界的学术委员不应少于四分之一。分论坛学术委员会委员第一任任期分别为5年、4年、3年,每一种任期分别为总数的三分之一。一个法人单位的AC委员以3人为限。
4. 分论坛学术委员会产生程序经CCF YOCSEF主席会议确认后,可召开分论坛学术委员会成立会议,会议须由CCF YOCSFE总部指定的AC委员或荣誉委员主持。分论坛成立会议参照《CCF YOCSEF分论坛成立仪式及选举程序》执行。
5. 经主持选举的总部AC委员或总部指定代表向CCF YOCSEF总部主席会议汇报并得到主席会议的批准后,总部将给予正式授权文件,同时分论坛对外宣布正式成立。
6. 自分论坛正式成立一月内,分论坛应制定全年的活动计划(至第二年5月),并上报总部。分论坛每年的活动不得少于五次,其中至少有一次专题论坛。每次活动的预告和结果必须报CCF YOCSEF总部。

三、工作规则
1. CCF YOCSEF分论坛的学术年度与CCF YOCSEF总部相同。
2. 分论坛学术委员会每年调整一次,内容为选举下一届主席、副主席、学术秘书,以及学术委员会委员调整。分论坛主席及主席会议成员在同一职位可连任一次。选举参照《CCF YOCSEF分论坛成立仪式及选举程序》执行。选举时间应在每年的12月份进行,并在下年1月10日前上报选举纪要和结果。
3. 换届选举由CCF YOCSEF主席指定的学术委员、荣誉委员或其他代表主持,没有总部指定的代表主持的选举无效。
4. 每年的3月30日之前,由下一届学术委员会主席召集,制定出下一学术年度的活动计划,并按规定向CCF YOCSEF总部上报年度计划。其中,论坛与学术报告会的选题可分两次上报总部:每年3月30日前,上报下一学术年度上半年(即5月17日----11月16日)的选题计划;每年9月30日前,上报下一学术年度下半年(即11月17日----次年5月16日)的选题计划。
5. 每年的1月10日之前,学术秘书应将新一届学术委员会成员的详细资料,包括姓名、CCF会员号、出生年月、职称、职务、任职单位、地址、邮件、电话、手机、研究方向、任期等,向CCF YOCSEF总部上报,各分论坛委员可获得全国CCF YOCSEF委员的通信录。
6. 每次学术委员会开会前1周,由主席向全体与会者发放会议议程。
7. 每次会议和活动结束后,一周之内,学术秘书写出会议纪要,发给所有与会者确认(一周为限),活动结束后十日内将活动纪要上报CCF YOCSEF总部。纪要名称:MOU(xx-x x)- x-地名(主题),xx-x x- x为学术年度-顺序号,从1开始。如MOU(13-14)-01-上海(选举领导班子)。
8. 每个学术年结束前,应召开分论坛学术委员会会议,总结一年的工作,及活动计划执行情况,并形成文字,由当地委员会确认后,于年会召开前一周上报CCF YOCSEF总部。
9. 如需要,分论坛主席可召集分论坛主席会议。主席会议成员由主席、副主席和学术秘书组成。主席会议研讨与分论坛建设相关的问题,提出动议,但不能代替AC作出决议。
10. 不能如期举行计划中的活动(或主题变更)时,应提前一周向总部上报原因及变更后的时间或主题。每个活动最多不能超过两次改期或改变主题。
11. 分论坛举办的报告会、论坛指该分论坛为唯一或第一主办单位的活动,其他合办的活动不计。
12. 分论坛必须注明 CCF YOCSEF名称和标识并规范使用。

四、分论坛考核、评估、重组与撤销
1. CCF YOCSEF总部每年进行考核和评估,主要包括分论坛组织建设、活动策划与执行、活动影响力、活动纪要等方面,对优秀分论坛进行表彰。

2. CCF YOCSEF总部对有下列情形的分论坛予以警告:

1)上报选举纪要超过规定时限一周的;
2)2次未按要求提交活动邀请函、总结及新闻上网
3)未按规定将本论坛学术委员详细资料上报总部,或超时二周的;
4)未按要求通报活动计划变更的;

3. CCF YOCSEF总部对有下列情形的分论坛给予黄牌警示:
1)分论坛学术委员会选举前1周仍未满足选举工作规则的
2)未按规定的时间和形式上报活动计划的
3)未按规定的时间和形式上报本论坛学术委员详细资料的;
4)年度活动计划执行率低于50%的

4.   CCF YOCSEF总部对有下列情形的分论坛进行重组:
1)一个学术年度中,举行活动少于四次;
2)一个学术年度中收到黄牌超过三次(含三次)的。
重组过程即为:终止当届AC主席会议所有成员的任期,在CCF YOCSEF总部的监督下,重新选举新一届AC 主席、副主席及学术秘书,其任期至下一学术年度结束。

5. CCF YOCSEF总部对有下列情形的分论坛予以撤销:
1)严重违反CCF YOCSEF条例,并造成不良影响的;
2)未按规定的时间和程序进行组织机构换届选举的;
3)应重组,但在重组过程中未能产生新一届AC主席会议的。

本指南由CCF YOCSEF学术委员会制定,作为CCF YOCSEF条例的补充内容,由CCF YOCSEF学术委员会全体会议通过之日起执行。
指南起草人: 王建
第一次修订:杜子德,王建,陈小武,黄华,陈文光,陶建华2009年7月18日,AC全体会议审议、修订并通过。
第二次修订:刘雨,黄华,张云泉,陈文光,杜子德,2010年4月30日,AC全体会议投票通过。
第三次修订:黄华,张云泉,陈文光,袁晓如,刘雨,2011年5月13日,全体AC审议通过。
第四次修订:袁晓如,卜佳俊,操晓春,胡春明,2013年12月14日,全体AC审议通过。
 
附件:
CCF YOCSEF分论坛成立仪式及选举程序
 
主持人:CCF YOCSEF学术委员会主席或其委托的其他人
选举共需约90’
 
1.   主持人介绍有关情况(关于CCF,什么是CCF YOCSEF,CCF YOCSEF定位,为什么要成立XX分论坛,授权何人筹备,等)(10’)
2.   分论坛筹备人介绍筹备情况(10’)
3.   主持人确认首任学术委员会委员及各自任期,同时颁发证书:
- 按一、二、三、四年任期依次宣布并同时颁发证书
- 屏幕按宣布次序显示委员姓名、学术职称、任职和单位
4.   选举学术委员会主席1人(≤30’)
1)     宣布已申请竞选主席的人选
2)     现场报名竞选
3)     如为等额选举,主持人现场推荐1人参选
4)     宣布全部参选人,按姓氏拼音顺序显示参选人
5)     候选人竞选演讲,每人4’(≤12’)
6)     全部参选人现场回答问题(10’)
7)     投票选举
8)     计票,主持人同时宣布已申请竞选副主席参选人
9)     宣布投票结果,得票半数以上(不含)当选。如无一人当选,得票最多的二位候选人进入第二轮选举,简单多数当选。计票,宣布最后选举结果
10)    主持人感谢全体参选者
5.   选举学术委员会副主席2-3人(≤25’)
1)     竞选主席落选者自动为副主席的候选人
2)     现场报名竞选
3)     确定副主席人数,保证需选举的副主席人数少于候选人数
4)     宣布全部参选人,按姓氏拼音顺序显示参选人
5)     候选人竞选演讲,每人2’(≤10’)
6)     全部参选人现场回答问题(8’)
7)     投票选举
8)     计票(可穿插歌曲,诗朗诵等,活跃气氛)
9)     主持人宣布投票结果,得票半数以上(不含)当选
10)    如选举出的副主席少于事先确定的副主席人数,得票多者进入第二轮选举,超过半数得票当选。如选举后还有缺额,选举停止
11)    宣布最后副主席选举结果
12)    主持人感谢全体参选者
6.    确定学术秘书1-2人,2’
1)     主席提名
2)     举手表决(当事人回避)
3)     宣布确认结果
7.   新当选分论坛主席宣誓,副主席、学术秘书参加,CCF YOCSEF主席领誓
8.   当选主席当选感言2’
9.   当选副主席当选感言1’/人
10.    CCF  YOCSEF主席宣布YOCSEF XX分论坛正式成立
11.    CCF YOCSEF主席将YOCSEF XX坛旗授予分论坛新当选主席,授CCF规章和YOCSEF条例
12.    VIP致词,≤3’/人
13.    现场人员即兴致辞,限2人,每人1’
14.   主持人宣布,CCF YOCSEF XX分论坛成立仪式结束
15.    合影留念
 
起草:杜子德,2009年4月21日